Kilkukrotnie już pisaliśmy o rozwiązaniach biznesowych i prawnych, które pozwalają na elastyczne regulowanie powierzchni najmu biura. Jest to bowiem zjawisko bardzo charakterystyczne dla branży BPO, ITO czy SSC, gdyż najemcy z tego sektora często mają zmienne potrzeby w zakresie powierzchni. Tym razem przedstawiamy rozwiązanie alternatywne, pomocne gdy firma outsourcingowa nie ma prawnej możliwości zmniejszenia wynajmowanej powierzchni – czyli podnajem.
Jeśli najemcy nie udało się wprowadzić do umowy najmu opcji wcześniejszego wyjścia z całej umowy (tzw. break option) lub części powierzchni (tzw. contraction option), a przewiduje zmiany zapotrzebowania na powierzchnię biurową w uzgodnionym okresie najmu, warto podjąć z wynajmującym rozmowy na temat wprowadzenia do umowy najmu zgody na podnajem.
Zgodnie z kodeksowymi regulacjami najmu, najemca nie może oddać części lub całości lokalu do korzystania innej osobie lub firmie – chyba że umowa najmu mu na to wyraźnie pozwala. Jednakże standardem na rynku najmu komercyjnego jest zakaz podnajmu, często wyraźnie powtarzany w umowach, gdyż wynajmujący chcą mieć kontrolę nad tym, kto faktycznie korzysta z powierzchni w biurowcu. Zwykle zakaz ten bez problemu jest łagodzony w stosunku do spółek z tej samej grupy kapitałowej co najemca, gdyż wszyscy rozumieją, iż wewnętrzna struktura międzynarodowej korporacji ulega różnym przekształceniom, a w związku z tym mogą w Polsce pojawić się inne spółki należące do tego samego właściciela, które oferują nowe produkty i usługi czy też przejmują część zadań podmiotów dotychczasowych. Biznesowo wynajmujący nadal ma do czynienia z tym samym partnerem, ale inaczej zorganizowanym podmiotowo, nie stawia się więc przeszkód by z biura najemcy korzystały inne spółki z nim powiązane, operujące w sektorze BPO czy ITO, jako jego podnajemcy.
Jedną z kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę negocjując takie klauzule, jest prawidłowe zakreślenie kręgu dozwolonych podnajemców. Częstą praktyką jest odwołanie się do definicji podmiotów zależnych i powiązanych zawartej w kodeksie spółek handlowych lub w ustawie o rachunkowości – tu pojawia się pytanie, czy odwołać się do definicji aktualnie obowiązującej, czy też w jej każdoczesnym brzmieniu, także po ewentualnej nowelizacji danej ustawy? Czasem zaś strony umowy najmu tworzą własne definicje dozwolonych podnajemców z grupy kapitałowej, dostosowane od ich stanowisk negocjacyjnych.
Jeśli idzie o innych podnajemców, praktyka rynkowa jest taka że najemca musi na nich uzyskać zgodę, aczkolwiek często umowa najmu stanowi, iż wynajmujący nie odmówi takiej zgody bez uzasadnionego powodu. Z gospodarczego punktu widzenia obie strony są zainteresowane aby powierzchnia biurowa była w pełni wykorzystywana i zarabiała na czynsz i inne opłaty, a więc tego rodzaju zapisy są przez obie strony akceptowane.
Natomiast kluczową sprawą przy podnajmie jest trójstronny układ, który powstaje w jego efekcie i mocno komplikuje sytuację faktyczną w wynajętym biurze. W klasycznym bowiem układzie jedynym kontrahentem właściciela budynku pozostaje pierwotny najemca, i tylko on jest względem wynajmującego odpowiedzialny za prawidłowe wykonywanie umowy najmu, w tym płatności oraz poprawne korzystanie z lokalu. Narzędziem dyscyplinującym prawnie podnajemcę jest wyłącznie umowa podnajmu, z której żądania wobec podnajemcy może wysuwać jedynie najemca (jako wynajmujący niższego szczebla). Najemca jest więc buforem pomiędzy wynajmującym a podnajemcą, i jeśli podnajemca zachowa się niezgodnie z umową najmu, wynajmujący nie będzie mógł skierować roszczeń bezpośrednio do niego, tylko musi adresować je do najemcy – który z kolei w oparciu o umowę podnajmu będzie mógł żądać odpowiedniego postępowania od podnajemcy.
W interesie najemcy jest zatem, aby umowa podnajmu zawierała co najmniej takie same wymagania wobec podnajemcy, jakie obowiązują jego samego względem wynajmującego. Jednakże właściciel biurowca nie ma wpływu na treść umowy podnajmu, zdarza się więc, że udzielenie ostatecznej zgody na danego podnajemcę jest uwarunkowane przedłożeniem umowy podnajmu o odpowiedniej treści.
Niektórzy wynajmujący warunkują zgodę ostateczną na konkretnego podnajemcę wręcz tym, iż przyjmie on na siebie bezpośrednio pewne zobowiązania dotyczące sposobu korzystania z lokalu czy płatności z tytułu najmu. Rozwiązanie takie w sensie praktycznym może okazać się korzystne także dla najemcy, gdyż przynajmniej częściowo zwalnia go to z pośredniczenia pomiędzy podnajemcą i wynajmującym. Natomiast od strony prawnej tworzy to hybrydową strukturę, która balansuje pomiędzy podnajmem a cesją, czyli przejęciem praw i obowiązków z umowy najmu. Diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach, więc w zależności od tego jakich użyjemy sformułowań i na co położymy nacisk w zapisach, powstanie poręczenie, przystąpienie do długu lub tzw. odpowiedzialność najemcy i podnajemcy in solidum, albo wręcz wątpliwość, czy nie doszło do przejęcia umowy najmu co do części powierzchni przez podnajemcę.
Jak więc widzimy, podnajem jest niezłym sposobem na zwiększenie elastyczności umowy najmu z punku widzenia najemcy o zmiennych potrzebach. Jednakże wikła to najemcę w środek trójstronnej relacji, w której ponosi on odpowiedzialność wobec właściciela biurowca za działania podnajemcy. Regulacje umowne w tym zakresie, zawarte zarówno w umowie najmu, jak w i umowie podnajmu, muszą więc być starannie przemyślane i precyzyjne.
Beata Kuczek-Maruta, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych
