Przechowywanie dokumentów firmowych jest jednym z obowiązków pracodawcy. Dlatego należy poznać przepisy odnoszące się do tego, przez jaki czas przetrzymać dokumenty, żeby nie uległy przedawnieniu, czy też żeby nie pozbyć się ich przedwcześnie. Szczegółowe przepisy regulują te kwestie, co sprawia, że biurem można zarządzać dosyć sprawnie.
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa
W przedsiębiorstwach przede wszystkim przechowuje się dokumenty podatkowe, jakie muszą być zachowane na czas trwania zobowiązania podatkowego. Do dokumentów tych zalicza się księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja podatkowa. Inne dokumenty związane z księgowością to: rejestry VAT, dowody księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, czy dokumenty inwentaryzacyjne. Innym rodzajem dokumentów związanych z prowadzeniem firmy są te z ZUSu. Deklaracje podatkowe należy trzymać przez okres 10 lat, a inne, stricte „zusowskie” przez okres 5 la. Ostatnia grupa dokumentów to te związane z przechowywaniem danych kadrowych, a więc dane osobowe pracowników i listy płac. Tutaj także należy mieć na uwadze szczegółowe zapisy Kodeksu Pracy co do tego, ile przechowywać te właśnie dokumenty.
Staranna archiwizacja
Staranna archiwizacja dokumentów księgowych polega na tym, że są one przechowywane przez dział księgowości. W tym celu najlepiej będzie stworzyć biuro online, a także e-archiwum, w którym usystematyzuje się wszystkie wiadomości. To ułatwi dostęp do papierów w konkretnych sytuacjach. Wyeliminuje czas oczekiwania oraz sprawi, że dokumenty będą zawsze „pod ręką”. Wpłynie to również na pracę przedsiębiorstwa już od podstaw, pokazując klientom, że mają do czynienia z profesjonalnym zakładem pracy. Trzeba tylko solidnie sprawdzić, jaki jest czas na przechowanie wspomnianych dokumentów. Zastosowanie się do przepisów prawa to podstawa, jakiej księgowi nie mogą przeoczyć, jeśli chcą w pracy odnosić sukcesy. Wówczas to przyczyni się do rozwoju firmy, wskazując na jej renomę i rzetelność, już u podstaw funkcjonowania.
Źródło: Artykuł Sponsorowany.
