Praca w międzynarodowych firmach outsourcingowych często łączy się czasową wymianą personelu pomiędzy spółkami z grupy kapitałowej, lub z tymczasowym wysłaniem pracownika do wykonywania usług bezpośrednio do klienta w innym kraju. Wymagają tego projekty realizowane przez specjalistów z różnych krajów, gdy nie wystarcza zdalna wymiana informacji i efektów pracy. Często też w ostatniej fazie wdrożenia nowego rozwiązania lub produktu konieczne są konsultacje czy usługi bezpośrednio na miejscu. Zdarza się też, że międzynarodowa wymiana personelu ma na celu podnoszenie kwalifikacji, wyrównanie standardów pracy zespołów z różnych placówek lub jest związana z reorganizacjami struktur biznesowych.
Wszystko to powoduje, że w polskich firmach z sektora BPO, ITO czy SSC zagraniczne wyjazdy pracowników, krótsze lub dłuższe, są częstą sytuacją i wymagają od pracodawców odpowiedniego kwalifikowania ich w świetle prawa pracy. Ewentualne błędy popełnione przez pracodawcę mogą bowiem skutkować dolegliwymi konsekwencjami z powodu naruszenia praw pracownika czy wadliwie naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne. Dlatego też kluczowe jest prawidłowe rozróżnienie pomiędzy zagraniczną delegacją (podróżą służbową) a oddelegowaniem pracownika do pracy za granicę.
Przepisy prawa pracy nie zawierają legalnej definicji oddelegowania. Przyjmuje się, że polega ono na zmianie miejsca wykonywania pracy określonego w umowie o pracę i zawsze wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia porozumienia stron o zmianie warunków umowy o pracę (aneksu) w zakresie stałego miejsca jej wykonywania. Prawo pracy stoi na stanowisku, że pracownik powinien wykonywać pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę, a więc w miejscu na które wyraził zgodę. Miejsce wykonywania pracy jest bowiem, obok wynagrodzenia i zakresu zadań, istotną przesłanką decyzji o podjęciu danej pracy.
Przepisy prawa pracy nie przewidują czasowego limitu dla oddelegowania, realizowanego w trybie zmiany miejsca wykonywania pracy. Kwestia ta ma jednak kluczowe znaczenie w kontekście ubezpieczenia społecznego pracownika oddelegowanego za granicę w ramach Unii Europejskiej. W tym zakresie obowiązuje bowiem zasada lex loci laboris, oznaczająca iż pracownicy są objęci ubezpieczeniem w kraju, w którym pracują (art. 11 ust. 3Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Wyjątkiem od tej zasady jest m.in. oddelegowanie transgraniczne, czyli sytuacja przejściowa, kiedy pracodawca wysyła pracownika na jakiś czas do pracy w innym państwie członkowskim UE. Rozwiązanie to ma na celu uniknięcie zmiany systemu ubezpieczenia, którym objęty jest pracownik, w przypadku krótkich okresów pracy za granicą – co jest wygodniejsze dla wszystkich, stymuluje integrację wspólnego rynku i swobodne przepływy w jego ramach oraz ułatwia współpracę przedsiębiorstw z różnych krajów unijnych. Jest ono jednak wyjątkiem od reguły – stąd do jego zastosowania musi zostać spełnionych szereg warunków.
Zgodnie z Rozporządzeniem 883/2004 polski pracownik oddelegowany do pracy w innym kraju Unii Europejskiej nadal podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu jeżeli:
- czas jego pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy,
- pracownik nie jest wysyłany by zastąpić innego pracownika, którego okres delegowania zakończył się,
- pracodawca delegujący prowadzi główną działalność w Polsce, a nie w innym kraju
- pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy delegującego, czyli nie podlega kierownictwu innego lokalnego pracodawcy.
Powyższe warunki muszą być spełnione łącznie, czyli może się zdarzyć że nawet oddelegowanie krótsze niż na 24 miesiące spowoduje przejście pracownika do systemu ubezpieczeniowego innego państwa członkowskiego UE, jeśli nie zostanie spełniony którykolwiek z pozostałych wskazanych wyżej warunków.
Z kolei tymczasowy wyjazd pracownika za granicę realizowany w trybie podróży służbowej nigdy nie powoduje zmian w zakresie ubezpieczenia społecznego pracownika. Jednakże inny jest charakter i cel takiego wyjazdu. Definicja podróży służbowej, potocznie zwanej delegacją, zawarta w art. 775 Kodeksu pracy wskazuje że jest to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego innego niż praca normalnie wykonywana, poza stałym miejscem jej wykonywania. Wszystkie te trzy elementy muszą wystąpić łącznie. Widzimy więc, że podróż służbowa to incydentalne wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy, które w danym stosunku pracy stanowi wyjątkowe zdarzenie, nieobjęte istotą pracowniczych obowiązków.
Podkreślenia wymaga, że do wysłania pracownika w delegację, także zagraniczną, wystarcza polecenie służbowe pracodawcy – nie ma potrzeby regulowania tego w umowie pracę czy dokonywanie zmiany tej umowy, gdyż przepisy regulujące podróże służbowe mają charakter bezwzględnie obowiązujący i strony stosunku pracy nie mogą ich modyfikować ani też umownie kreować stanu podróży służbowej.
W przepisach brak jest wskazań co do maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej. Często przyjmuje się, iż czas trwania podróży służbowej nie powinien przekroczyć 3 miesięcy. Nie jest to okres wiążący, należy jednak brać go pod uwagę jako jedną z przesłanek badania, czy mamy w danym przypadku do czynienia z podróżą służbową.
Porównując oddelegowanie i podróż służbową (delegację) przede wszystkim widzimy różnicę proceduralną – przy delegacji wystarcza polecenie pracodawcy, natomiast przy oddelegowaniu konieczna jest zgoda pracownika na tymczasową zmianę miejsca wykonywania pracy. Może to rodzić pokusę stosowania trybu podróży służbowej przy wszystkich wyjazdach zagranicznych pracowników trwających kilka lub kilkanaście tygodni. Jednakże nie jest to prawidłowe postępowanie. Jak wyjaśnia orzecznictwo: „Podróż służbową należy odróżnić od pracy, którą pracownik wykonuje w zatrudnieniu. Wówczas dłuższa praca, nawet za granicą, w jednym miejscu, nie może być uznana za podróż służbową. W szczególności takim niebędącym podróżą służbową delegowaniem jest podjęcie przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą.” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 29 października 2013 r., III AUa 2465/12).
W każdym zatem przypadku, gdy planowana jest dłuższa podróż służbowa pracownika, konieczne jest zbadanie, czy zadania wykonywane przez pracownika podczas wyjazdu zagranicznego są związane z jego stałą pracą w Polsce, czy jednak dochodzi do tymczasowej zmiany stałego miejsca wykonywania pracy i sytuację tę należy potraktować jako oddelegowanie, z wszystkimi konsekwencjami. Możemy założyć, że nawet dłuższy wyjazd projektanta jakiegoś rozwiązania technicznego lub informatycznego związany z jego wdrożeniem u klienta będzie raczej podróżą służbową, ale już wyjazd tego samego pracownika do pracy w zespole projektowym we współpracującej spółce z grupy kapitałowej powinien być raczej kwalifikowany jako oddelegowanie. Niestety nie ma w tym zakresie jednoznacznych reguł interpretacyjnych i każdą sytuację trzeba oceniać indywidualnie, sprawdzając czy dysponujemy wystarczającą ilością argumentów, aby wybronić wariant który zastosowaliśmy. Istotne jest, aby taka analiza nastąpiła zanim pracownik zostanie wysłany do pracy za granicę, a nie dopiero wtedy gdy staniemy w obliczu kontroli lub sporu pracowniczego.
