Umowy najmu powierzchni biurowych zawierane są na czas oznaczony kilku lat. To dość długa perspektywa dla najemców z sektora BPO, ITO czy SSC, którzy zazwyczaj chcą zapewnić sobie prawo wcześniejszego zakończenia najmu. Wymaga to z jednej strony wynegocjowania warunków biznesowych z wynajmującym, a z drugiej skutecznego uregulowania tego prawa w umowie.
Opcja wcześniejszego wyjścia najemcy z najmu (tzw. break option) to zapisane w umowie najmu prawo do zakończenia tej umowy przed końcem pełnego okresu najmu. Umowa najmu z opcją wyjścia mówi, że okres najmu ma trwać np. 5 lat, ale najemca może wypowiedzieć umowę już po 3 latach, oraz wprowadza dodatkowe warunki związane z jej wcześniejszym zakończeniem. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla najemcy z branży outsourcingowej, który po kilku latach najmu często chce zmienić biuro na większe lub bardziej nowoczesne, czy wręcz przeciwnie – ze względu na mniejsze potrzeby szuka skromniejszej powierzchni. Jest to zatem świetny sposób na rezygnację z biura, które przestało spełniać wymagania najemcy. Kłopot w tym, że dotychczas wątpliwości prawne budziła zgodność klauzuli wyjścia z art. 673 § 3 kodeksu cywilnego.
Art. 673 § 3 k.c. stanowi, że „Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie”. Wskazany przepis został wprowadzony do kodeksu w celu umożliwienia stronom umowy najmu zawartej na czas oznaczony wcześniejszego wypowiedzenia tej umowy. Wskazana regulacja ogranicza jednak takie prawo do wypadków określonych w umowie najmu. Przez lata narastały wątpliwości, czy skuteczne i ważne jest wprowadzenie do terminowej umowy najmu prawa do jej wypowiedzenia przez najemcę przed upływem okresu najmu.
Część prawników wskazywała, że jeśli klauzula wyjścia daje najemcy prawo do wypowiedzenia najmu po upływie określonego terminu z dowolnego powodu, to nie jest ona skuteczna, gdyż takie wypowiedzenie nie łączy się z „określonym w umowie wypadkiem” – a tego wymaga kodeks cywilny. Takie stanowisko uniemożliwiało najemcy zakończenie najmu przed czasem i tym samym zmuszało go do korzystania z biura, które nie odpowiadało jego aktualnym potrzebom. Jednak 21 stycznia 2015 roku zapadł wyrok Sądu Najwyższego (sygn. IV CSK 208/14), który poparł przeciwników wskazanego powyżej stanowiska i stwierdził, że „Zawarte w umowie zastrzeżenie możliwości dla strony wypowiedzenia umowy terminowej najmu przed nadejściem terminu stanowi wskazanie faktu, jakim jest przewidziana umownie data złożenia odpowiedniego oświadczenia przez uprawnionego, będąca wypadkiem, o którym stanowi art. 673 § 3 k.c.”. Tym samym przesądzone zostało, że wprowadzenie do umowy najmu zawartej na czas oznaczony „break option” jest skuteczne i ważne.
Oczywiście postanowienia umowy ograniczające się jedynie do stwierdzenia, że dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy najmu zawartej na czas oznaczony są niezgodne z art. 673 § 3 k.c., jednak klauzula wyjścia, która jest precyzyjnie zredagowana i nie tworzy nieograniczonego prawa do wypowiedzenia umowy, będzie prawidłowa. Jeśli wynajmujący zgadzają się na prowadzenie do umowy opcji wyjścia dla najemcy, zwykle wprowadzają odpowiednio długi okres wypowiedzenia oraz obligują najemcę do zapłaty finansowej rekompensaty związanej z wcześniejszym zakończeniem najmu. Najczęściej odpowiada ona co najmniej wysokości kilkumiesięcznego czynszu najmu.
Jeśli najemca z sektora BPO, ITO czy SSC nie jest w stanie uzyskać zgody wynajmującego na „break option”, może spróbować wynegocjować z wynajmującym i wprowadzić do umowy tzw. contraction option. Jest to opcja zmniejszenia powierzchni najmu po upływie wskazanego w umowie okresu najmu i stanowi ona bardzo dobre narzędzie, jeśli najemca chciałby mieć możliwość ograniczenia wynajmowanej powierzchni, jeśli zmniejszą się jego potrzeby np. ze względu na redukcję zatrudnienia. Jednocześnie takie uprawnienie najemcy jest zdecydowanie mniej dotkliwe dla wynajmującego, a zatem istnieje większa szansa na uzyskanie jego zgody w trakcie negocjowania warunków umowy. Właściwe wynegocjowana klauzula „contraction option” dokładnie precyzuje warunki zmniejszenia powierzchni przez najemcę, określa metraż powierzchni, z której najemca może zrezygnować, oraz najczęściej wskazuje, że zmniejszona powierzchnia musi stanowić samodzielną jednostkę z własnym dostępem do łazienek, windy oraz korytarza, możliwą do wynajęcia innemu najemcy.
Odpowiedzią na zmieniające się potrzeby najemców z sektora BPO, ITO czy SSC w zakresie powierzchni najmu są wskazane powyżej prawo wyjścia i opcja zmniejszenia powierzchni najmu. Są to narzędzie mające na celu lepiej dopasować i uelastycznić warunki najmu do zmieniającej się sytuacji i potrzeb najemcy. Wynajmujący niechętnie się na nie zgadzają, chcąc mieć pewność, że dana powierzchnia będzie wynajmowana jak najdłużej i że nie zostaną zmuszeni do przedwczesnego poszukiwania nowego najemcy, jednak specyfika działalności firm outsourcingowych i charakterystyczna dla nich zmienność potrzeb w zakresie powierzchni biurowej powoduje, iż umowy najmu z takimi najemcami muszą ją w jakiś sposób uwzględniać. Jeśli najemca wynegocjuje „break option” lub „contraction option”, ważne by tak uregulował w umowę te uprawnienia, by nie były one sprzeczne z przepisami prawa i pozwalały mu na skuteczne z nich skorzystanie, kiedy zajdzie taka potrzeba.
Tomasz Wachowski, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych
