Przy podpisaniu umowy najmu, zwłaszcza większych lokali komercyjnych, które najczęściej wynajmowane są przez firmy z sektora BPO, ITO czy SSC, pojawia się kwestia sposobu obliczenia wynajmowanej powierzchni, od której zazwyczaj uzależniona jest wysokość czynszu. Wyniki mogą się znacząco różnić w zależności od przyjętej metody, a więc wpływać na wysokość opłat przysługujących wynajmującemu od najemcy.
W polskim prawie nie ma żadnej obowiązującej metody pomiaru powierzchni lokalu, a różne ustawy posługują się dla swoich celów różnymi standardami. Od 2012 roku w zakresie formy i projektowania budynków do określania i obliczania wskaźników powierzchniowych i kubaturowych obowiązuje polska norma PN-ISO 9836: 1997 – norma ta jest obowiązuje jednak tylko w nowo budowanych lokalach mieszkalnych. Na rynku powierzchni komercyjnych silnie przyjęły się zaś międzynarodowe standardy pomiaru powierzchni, na przykład BOMA (standard wprowadzony przez The Building Owners and Managers Association International) albo TEGoVA (standard wypracowany przez europejskie zrzeszenie rzeczoznawców majątkowych). Standardy te różnią się one nieco od norm polskich, natomiast są preferowane przez zagranicznych właścicieli obiektów komercyjnych. Posłużenie się każdą z tych norm może dać odmienny wynik pomiaru tej samej powierzchni, zwłaszcza jeśli lokal zawiera jakieś niestandardowe elementy (skosy, piony techniczne, szachty, czy taras).
W ramach obowiązującej w polskim prawie swobody umów, wynajmujący i najemca mogą jednak dowolnie ustalić w umowie najmu inny sposób pomiaru powierzchni. Najemcy powinni zatem sprawdzić, jak obliczana będzie powierzchnia lokalu i w miarę możliwości dążyć do posłużenia najkorzystniejszą dla nich metodą. Niestety, w przypadku większych lokali, składających się z wielu pomieszczań, wybór metody może być jednak ograniczony z przyczyn technicznych – często bowiem pomiar powierzchni takiego lokalu możliwy jest wyłącznie metodą „zaszytą” w programie projektowym stosowanym przez wynajmującego (z narzuconą metodą pomiaru powierzchni.
Specyfiką najmu w obiektach komercyjnych jest Add-on Factor, polegający na powiększaniu powierzchni lokalu dla celów rozliczeniowych o ustalony w umowie procentowy współczynnik, który zazwyczaj wynosi kilka procent. Współczynnik ten odpowiada „udziałowi” lokalu w częściach wspólnych całego obiektu (wspólne korytarze, schody, pomieszczenia techniczne i administracyjne itp.). Z tego powodu w umowach najmu znajdują się wówczas określenia takie jak „powierzchnia lokalu netto” i „powierzchnia lokalu brutto” albo podobne. W ten sposób podstawą naliczania opłat stanowić będzie powierzchnia lokalu powiększona takim współczynnikiem Add-on Factor (a więc „powierzchnia lokalu brutto”). W rezultacie najemca płaci wszystkie opłaty obliczone w oparciu o stawkę za metr kwadratowy nie tylko od faktycznej powierzchni swojego lokalu („powierzchni lokalu netto”), ale także od „udziału” w powierzchniach wspólnych budynku. W modelu idealnym dla wynajmującego, jeśli wynajęta jest cała powierzchnia w budynku, to w ramach współczynnika Add-on Factor wynajęta jest również cała powierzchnia wspólna.
Kwestia pomiaru powierzchni lokalu dodatkowo komplikuje się, jeśli w chwili zawierania umowy wynajmowany lokal jeszcze fizycznie nie istnieje (co dotyczy głównie nowych inwestycji lub też gdy na zlecenie najemcy przeprowadzone mają być prace adaptacyjne, dostosowujące lokal do jego potrzeb). W chwili podpisywania umowy powierzchnię lokalu określa się wówczas na podstawie projektu, natomiast później, przy wydaniu lokalu najemcy, jego faktyczna powierzchnia może oczywiście odbiegać od powierzchni przewidywanej zgodnie z projektem. Ostateczna powierzchnia lokalu mierzona jest wówczas zwyczajowo przez wynajmującego, jednak celowe jest, by najemca zweryfikował wyniki takiego pomiaru. Oznacza to, że umowa najmu powinna regulować tryb i metodę pomiaru powierzchni lokalu.
Ewentualne różnice pomiędzy powierzchnią lokalu wynikającą z projektu, a rzeczywistą powierzchnią lokalu po jego powstaniu lub adaptacji może mieć kluczowe znaczenie zwłaszcza dla najemców z sektora BPO, ITO czy SSC. Potrzeby takich najemców są zazwyczaj dokładnie skalkulowane i każde odstępstwo od przewidywanej powierzchni może mieć dla nich duże znaczenie. Jeśli ostateczna powierzchnia lokalu okaże się mniejsza niż projektowano, lokal taki może być niewystarczający dla potrzeb najemcy. Jeśli zaś powierzchnia okaże się większa, a jednocześnie na jej podstawie kalkulowane są opłaty z tytułu najmu, to wówczas wynajęcie takiej powierzchni może okazać się nieopłacalne dla najemcy. Umowa najmu powinna zatem przewidywać, jakie są skutki ewentualnych rozbieżności pomiędzy powierzchnią wynikającą z projektu, a ostateczną, rzeczywistą powierzchnią lokalu. Rozwiązania są różne – zazwyczaj zastosowanie znajduje procentowy limit dopuszczalnej różnicy powierzchni. W razie przekroczenia takiego limitu najemca nie płaci czynszu od nadwyżki powierzchni. Jeśli natomiast faktyczna powierzchnia lokalu okaże się mniejsza niż zaprojektowana, lokal może być nieprzydatny dla działalności planowanej przez najemcę, a to zgodnie z przepisami stanowić będzie podstawę do jednostronnego rozwiązania umowy najmu przez najemcę i pełnych roszczeń odszkodowawczych ze strony wynajmującego (o ile wynajmujący nie zabezpieczył się w umowie najmu przed taką odpowiedzialnością). Każda ze stron powinna zatem zadbać o to, by dokładnie uregulować w umowie najmu skutki wystąpienia różnicy pomiędzy powierzchnią zakładaną, a rzeczywistą, ostateczną powierzchnią lokalu.
Świadomość istniejących metod pomiaru powierzchni lokali oraz korzystnego uregulowania zasad i skutków pomiaru powierzchni lokalu mogą być kluczowe dla obu stron umowy najmu. W najmie komercyjnym standardem jest bowiem obliczanie wysokości czynszu i kosztów eksploatacyjnych w oparciu o stawki za każdy metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni. Określenie powierzchni lokalu bezpośrednio przekłada się zatem na ostateczne koszty najmu, a zatem na finansową opłacalność najmu dla każdej ze stron.
Maciej Kądziołka – radca prawny
