Najemcy z sektora BPO, ITO czy SSC bardzo zwracają uwagę na standard wynajmowanych powierzchni oraz dużo inwestują w aranżację i wyposażenie lokalu, by jak najlepiej dostosować go do własnych potrzeb. Dlatego jeśli w wynajmowanej powierzchni pojawiają się choćby niewielkie wady lub problemy w działaniu systemów lub instalacji, powoduje to niezadowolenie po stronie najemcy i zwykle kończy się próbą przerzucenia naprawy na wynajmującego. Jednak przepisy prawa nakładają również na najemców obowiązek wykonani określonych napraw w lokalu.
Jednym z podstawowych obowiązków wynajmującego jest wydanie najemcy lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku oraz utrzymywanie go w takim stanie przez czas trwania najmu (art. 662 § 1 kodeksu cywilnego). W przypadku najmu powierzchni biurowych, umówionym użytkiem będzie korzystanie z lokalu na potrzeby prowadzenia w nim przez najemcę działalności biurowej – i w ten sposób definiuje się to w umowach najmu.
Z art. 663 k.c. wynika obowiązek wynajmującego do ponoszenia tzw. nakładów koniecznych na lokal, czyli nakładów, bez których wynajmowana powierzchnia jest nieprzydatna do umówionego użytku. Wynajmujący zobowiązany jest do wykonania na własny koszt wszelkich napraw koniecznych przedmiotu najmu oraz prac konserwacyjnych urządzeń, których prawidłowe działanie jest niezbędne do korzystania z przedmiotu najmu w sposób oznaczony w umowie. Jeśli przykładowo mamy do czynienia z awarią instalacji klimatyzacji, która powoduje, że lokal nie nadaje się do użytku na cele biurowe, to na wynajmującym ciąży obowiązek dokonania naprawy i rozwiązania takiego problemu. Co więcej, zgodnie z prawem najemca może wyznaczyć wynajmującemu odpowiedni termin do wykonania naprawy, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu najemca może dokonać koniecznych napraw na koszt wynajmującego. Roszczenie najemcy o zwrot nakładów na lokal przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu lokalu.
Warto jednak zaznaczyć, że wynajmujący nie ma obowiązku naprawiania usterek lub uszkodzeń lokalu, za które nie ponosi odpowiedzialności. Jeśli zatem przyczyną awarii klimatyzacji jest działanie najemcy, wówczas to najemca powinien taką awarię usunąć i nie może skutecznie przerzucić tego obowiązku na wynajmującego. Wynajmujący mógłby usunąć taką awarię tylko wówczas, jeśli przyjąłby na siebie takie zobowiązanie, choć we wskazanej sytuacji i tak prawdopodobnie obciążyłby najemcę kosztami usunięcia awarii.
Kodeks cywilny w art. 662 § 2 wskazuje, że drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę. Obowiązek najemcy wynikający z tego przepisu został określony dość ogólnie i może budzić wątpliwości interpretacyjne. Na szczęście art. 681 k.c. doprecyzowuje ten obowiązek i mówi, że do drobnych nakładów, które obciążają najemcę lokalu, należą w szczególności: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Prawnicy są zgodni co do tego, że wyliczenie zawarte w tym artykule jest przykładowe, a o charakterze naprawy zawsze będzie decydować jej rodzaj, rozmiar i koszt. Zatem może się okazać, że najemca powinien samodzielnie dokonać naprawy w lokalu, która nie została wskazana wprost w powyższym katalogu, jeśli można ją zakwalifikować do drobnych napraw połączonych ze zwykłym używaniem lokalu.
Powyżej wskazałem podstawowe obowiązki stron umowy najmu w zakresie napraw lokalu, które wynikają z przepisów kodeksu cywilnego. Jednak wynajmujący i najemca, ustalając warunki umowy najmu komercyjnego, nie są bezwzględnie związani ustawowymi regulacjami i mogą ułożyć te kwestie wedle własnego uznania. Wówczas strony zwykle precyzują katalog przypadków aktualizujących ich obowiązki w zakresie napraw lokalu oraz konsekwencje prawne w postaci roszczeń i uprawnień w razie nienależytego wykonania obowiązków przez drugą stronę. Takie regulacje zdarzają się dość często w przypadku najmu powierzchni w nowobudowanych biurowcach. Wynika to z faktu, iż przez pierwsze lata zarówno budynek jak i instalacje i systemy w budynku są objęte gwarancją, więc wykonywanie samodzielnych napraw przez najemcę mogłoby w pewnych sytuacjach pozbawić wynajmującego uprawnień z rękojmi lub gwarancji.
Niejednokrotnie strony decydują się na odejście od ustawowych zasad związanych z naprawami w lokalu ze względu na wymagania ze strony najemców z sektora BPO, ITO czy SSC. Tacy najemcy chcą skupić się na wykonywaniu swojej podstawowej działalności a nie na naprawach w lokalu, dlatego często przerzucają wszelkie naprawy w lokalu na wynajmujących. Wynajmujący z kolei czasem wolą wykonywać nawet drobne naprawy samodzielnie czy przez współpracujące z nimi firmy wykonawcze, gdyż mają wówczas kontrolę nad tym, co dzieje się w budynku. W takich sytuacjach umowy najmu przewidują obowiązek najemcy do pokrywania kosztów napraw wykonanych przez wynajmującego, a ponadto wprowadzają czasami dodatkową stałą opłatę uiszczaną przez najemców przeznaczaną przez wynajmującego na utrzymanie fachowców, którzy wykonują naprawy obciążające najemców.
Tomasz Wachowski, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych
