W poprzedniej publikacji („Telepraca jako narzędzie optymalizacji działalności firmy outsourcing’owej”) zapoczątkowaliśmy omawianie korzyści, jakie płyną dla pracodawców z sektora BPO, ITO i SSC z poprawnego uregulowania we wzorcowych dokumentach HR możliwości zatrudniania pracowników w formie telepracy oraz zabezpieczenia w nich opcji zmiany formy pracy w trakcie trwającej umowy. W obecnym artykule pokażemy kolejne narzędzia, jakie może wykorzystać firma outsourcing’owa przy optymalizacji swojej działalności poprzez telepracę. Możliwość elastycznego dostosowywania zakresu rozwijanej działalności branżowej do sytuacji rynkowej może bowiem wydajnie ułatwić wykorzystywanie przez pracownika do pracy własnego sprzętu i innych elementów wyposażenia jego stanowiska pracy.
Zgodnie z art. 6711 § 2 kodeksu pracy pracodawca może ustalić z pracownikiem, że wykonując pracę w domu, pracownik będzie korzystał ze sprzętu znajdującego się w jego posiadaniu. Ustalenie takie wymaga jednak zawarcia odrębnej umowy, należy bowiem pamiętać, iż realizacja współpracy w formie telepracy nie zmienia automatycznie praw i obowiązków stron i nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wyposażenia stanowiska pracownika w środki niezbędne do świadczenia pracy.
Zawarcie wskazanej umowy może zatem pomóc pracodawcy organizować stanowiska pracy bez ponoszenia jednorazowych nakładów, pod warunkiem jednak, że pracownik wyposażenie zdatne do takiego wykorzystania już posiada. Nie jest możliwe umowne zobowiązanie pracownika do dokonania zakupu sprzętu lub innych elementów wyposażenia nawet za zwrotem kosztów takiego zakupu.
W umowie takiej strony muszą określić zasady korzystania ze sprzętu pracownika oraz wysokość ekwiwalentu pieniężnego, obowiązkowo przyznawanego pracownikowi z tego tytułu. Należny ekwiwalent musi uwzględniać normy zużycia sprzętu i jego ceny rynkowe, a także ilość materiału wykorzystywanego przy realizacji pracowniczych zadań. Strony mogą nim objąć także refundację kosztów łącza internetowego oraz energii elektrycznej zużywanej na potrzeby świadczenia pracy. W takim jednak wypadku należy właściwie rozdzielić składniki ekwiwalentu i ustalić ich wysokość, co pozwoli prawidłowo administrować kwestiami podatkowymi i ubezpieczeniowymi, a uniknąć zarzutu jego zaniżenia i odpowiedzialności za wykroczenie przeciw prawom pracownika, zagrożone grzywną nawet do 30.000 zł.
Należny pracownikowi ekwiwalent pieniężny jest w całości zwolniony od podatku dochodowego. Natomiast w zależności od świadczeń, jakie pracodawca będzie nim refundował pracownikowi, może on w części podlegać ubezpieczeniom społecznym – ZUS nakazuje bowiem odprowadzanie składek od części ekwiwalentu, która obejmuje koszty łącza internetowego oraz opłaty za media. Nadto, właśnie z uwagi na istniejące zwolnienia podatkowe i składkowe, wysokość ekwiwalentu musi odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika, by organy podatkowe i ZUS nie potraktowały go jako ukrytego wynagrodzenia i nie nakazały zapłaty od niego zaległych świadczeń publicznoprawnych. By pracodawca nie poniósł więc niekorzystnych konsekwencji akty prawa pracy muszą w sposób jasny i odpowiadający rzeczywistości kształtować tak ogólną wysokość świadczenia refundacyjnego, jak i jego składników.
Osobną kwestią jest także ustalenie w umowie zasad ubezpieczenia należącego do pracownika sprzętu na wypadek jego uszkodzenia lub zniszczenia, w sposób, który gwarantowałby pracodawcy ciągłość zapewnienia narzędzi pracy.
Na koniec podkreślić wypada, iż choć prawo pracy nie wymaga dla ważności tej umowy formy pisemnej, to – z uwagi na modyfikację praw i obowiązków stron stosunku pracy, jaka dokonuje się w takim wypadku – radzimy, by wszystkie warunki korzystania przez pracownika z własnego sprzętu zostały umieszczone w podpisanym przez strony dokumencie. Kodeks pracy przewiduje co prawda, iż powinien on mieć formę odrębnej umowy, możliwe jest jednak umieszczenie odpowiednich postanowień w treści samej umowy o telepracę (lub umowy o pracę zawierającej opcję zmiany formy pracy, o czym pisaliśmy w ostatnim artykule). Konieczne jest jednak odpowiednie wyodrębnienie tych zapisów w strukturze umowy, tak by nie rodziły one żadnych wątpliwości co do woli stron.
Odpowiednie uregulowanie w umowach zawieranych z pracownikami wszystkich aspektów związanych ze stosowaniem telepracy jest dla pracodawcy niezwykle istotne. Postanowienie wykorzystywania przez pracownika własnego sprzętu w celu świadczenia pracy sprawi, że pracodawca uniknie często znacznych, jednorazowych nakładów na wyposażenie, a właściwe ustalenie należnego pracownikowi ekwiwalentu z tytułu kosztów utrzymania jego stanowiska pracy pomoże zminimalizować spoczywające na pracodawcy obciążenia podatkowe i ubezpieczeniowe.
Sylwia Tettke, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych
