Wirtualne biuro na początek – czy to dobry pomysł?

Wiele przedsięwzięć z branży BPO/ITO/SSC w pierwszej fazie swojej organizacji potrzebuje adresu dla celów rejestrowych lub ewentualnie tymczasowego małego biura w bardzo ograniczonym zakresie. Stąd też – zanim zostaną zrekrutowani pracownicy oraz wynajęta docelowa powierzchnia biurowa – start-upy outsourcingowe często korzystają z biura wirtualnego lub coworkingowego. Niestety od pewnego czasu organy skarbowe zaczęły walkę z takimi rozwiązaniami, odmawiając nadania numeru NIP czy rejestracji na potrzeby VAT nowo powstałym spółkom korzystającym z tych ułatwień.

Wirtualne biuro czy biuro coworkingowe to usługa polegająca na outsourcingu obsługi biurowej w miarę potrzeb danego klienta. Usługa ta zazwyczaj umożliwia przedsiębiorcy korzystanie z konkretnego adresu korespondencyjnego, numeru telefonu czy faxu, a często także rozbudowana jest o kolejne moduły jak możliwość wynajmowania biurek lub sal konferencyjnych na godziny, a także prowadzenie księgowości dla danego podmiotu. Klient wirtualnego biura informowany jest o kierowanej do niego korespondencji (zwykle otrzymuje ją w formie skanów) i ma zapewniony do niej dostęp.

Takie rozwiązanie pozwala na znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu, wyposażeniem go w meble i urządzenia biurowe, korzystaniem z mediów i zatrudnieniem pracowników. Podstawowe pakiety usług biur wirtualnych lub coworkingowych mieszczą się bowiem zwykle w kwocie kilkudziesięciu czy kilkuset złotych, a zatem są kuszącym rozwiązaniem dla nowopowstałych spółek, których działalność jeszcze nie wymaga korzystania ze stałego biura.

Formuła wirtualnych biur mimo, iż znana od dawna urzędom skarbowym, w coraz liczniejszych przypadkach spotyka się z utrudnieniami z ich strony. Zdaniem Ministerstwa Finansów, działalność przedsiębiorców zarejestrowanych w takich miejscach jest szkodliwa dla budżetu państwa, gdyż uniemożliwia organom skarbowym dotarcie do właścicieli firm. Resort wskazał również, że podmioty korzystające z „virtual office” często zajmują się handlem paliwami, złomem, robotami budowlanymi bądź pośrednictwem finansowym i dopuszczają się w tym zakresie przestępstw karnoskarbowych. Jednakże rykoszetem utrudnienia dotykają także przedsiębiorców z innych branż, a tym usług outsourcingowych

Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorców obowiązek dołączenia do wniosku o rejestrację danego podmiotu dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. I jeśli takim dokumentem jest właśnie umowa na wirtualne biuro, urzędy skarbowe coraz częściej odmawiają nadania numeru NIP. Uzasadniając swoje decyzje, organy podatkowe wskazują zazwyczaj, że biuro jest za małe (brak jest pomieszczeń na spotkania z klientami), zarząd nie obraduje pod wskazanym adresem albo że nie ma w nim miejsca na przechowywanie dokumentacji korporacyjnej.

Przepisy ustawy z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zasadniczo nakazują nadać numer NIP podmiotowi, który o wystąpił ze stosownym wnioskiem. Jedynie art. 8c ust. 1 wskazanej ustawy przewiduje, że naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku: (i) braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu, (ii) stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia, (iii) gdy podmiotowi został nadany NIP albo (iv) wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL nieprowadzącą działalności gospodarczej lub niebędącą zarejestrowanym podatnikiem VAT. Tylko wskazane powyżej cztery przypadki uzasadniają wydanie decyzji odmownej. Jak zatem widać, organy skarbowe nie mają oczywistej podstawy prawnej do odmowy nadania numeru NIP podmiotowi korzystającego z biura coworkingowego lub wirtualnego, gdyż ma on prawo do korzystania z wirtualnego lub wspólnego biura, choć w zakresie nieco innym i węższym niż w klasycznej umowie najmu.

Ze względu na powstałą sytuację, obecnie część biur wirtualnych lub coworkingowych, oprócz udostępniania usługi „virtual office”, zdecydowała się wynajmować klientom także część powierzchni biurowej. Takie rozwiązania są chętniej przyjmowane przez urzędy skarbowe, jednak są one złamaniem idei biur wirtualnych / coworkingowych, a dodatkowo obniżają ich atrakcyjność dla klientów przez wyższe opłaty związane z poszerzeniem zakresu usług o najem.

Mimo to faktyczne utrudnienia które czynią urzędy skarbowe powodują problemy przy rejestracji nowych podmiotów. Wytyczne resortu finansów mają na celu zapobieganie przestępstwom, a tymczasem skutkują blokowaniem rejestracji podatkowej przedsiębiorców jedynie ze względu na samą możliwości popełniania przestępstw, a nie ich faktycznego popełnienia czy choćby usiłowania. Korzystanie z outsourcingu obsługi biurowej nie jest przecież zachowaniem przestępczym i nie powinno skutkować utrudnieniami rejestracji podatkowej. Prowadzi to bowiem do naruszenia zasady swobody gospodarczej w biznesie.

Co więcej, utrudnienia nie rozwiązują problemu z przestępczością skarbową, której chce zapobiec Ministerstwo Finansów, gdyż wynajęcie jednego czy dwóch metrów kwadratowych biura nie daje przecież przedsiębiorcy realnej możliwości prowadzenia działalności gospodarczej na tej powierzchni, ale daje podstawę do rejestracji podatkowej. Natomiast start-upy BPO//ITO/SSC które mają realne zaplecze biznesowe, przygotowują się do tworzenia nowych stanowisk pracy i działalności jak najbardziej zgodnej z prawem – ale nie potrzebują jeszcze stałego biura – muszą popadać w fikcję prawną, aby uzyskać rejestrację.

Tomasz Wachowski, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

Share

Dodaj komentarz