Pracownicy projektują sobie biuro

Firmy stawiają na przestrzenie zaprojektowane przez swoich pracowników. O tym, że za biurkiem można czuć się równie swobodnie, jak u siebie w domu jest przekonanych 90% respondentów badania JLL i Skanska. Badania pokazują dodatkowo, że komfortowe miejsce pracy to kluczowy czynnik wpływający na produktywność. Okazuje się zatem, że sytuacja, w której pracownik sam decyduje o kolorze ścian i ustawieniu mebli generuje korzyści dla obu stron.

Projektowanie przestrzeni biurowej w sposób odpowiadający potrzebom pracowników nie jest zbędnym luksusem. Design w miejscu pracy staje się elementem EVP organizacji (Employer Value Proposition). Znaczenie wyglądu i funkcjonalności biura wzięli sobie do serca przedstawiciele JLL, międzynarodowej firmy doradczej w obszarze nieruchomości, planując w porozumieniu ze wszystkimi pracownikami przeprowadzkę do nowej warszawskiej siedziby.

– Wdrożona przez nas autorska koncepcja planowania środowiska pracy opierająca się na wywiadach i ankietach, które przeprowadziliśmy z naszym zespołem, pozwoliła określić, co można lub należy poprawić w porównaniu do poprzedniego biura. Zastanowiliśmy się wspólnie nad tym, co tworzy wartość naszej organizacji i wprowadziliśmy takie rozwiązania przestrzenne i technologiczne, które sprzyjają efektywności, ale i komfortowi pracy. Od początku czerwca jesteśmy już w Warsaw Spire, a opinie pracowników JLL, jakie do mnie docierają o naszym nowym biurze, są bardzo pozytywne – komentuje Tomasz Trzósło, Dyrektor Zarządzający JLL w Polsce.

Z czego wynikają zmiany, na które coraz częściej decydują się pracodawcy? Z jednej strony chodzi o zapewnienie pracownikom komfortu pracy, z drugiej o oszczędności. Jak przyznają zgodnie reprezentanci obu firm, design nie pełni już funkcji tylko dekoracyjnej. Z tą opinią zgadza się Paulina Łukaszuk, Communications Manager z firmy doradztwa personalnego HAYS Poland.

– Kształt biura, jego wygląd i atmosfera, którą czuje pracownik po przekroczeniu jego progu silnie oddziałuje na postawy zatrudnionych, komunikację ze współpracownikami i ich efektywność. Niewłaściwe warunki pracy sprzyjają popełnianiu błędów. W ekstremalnych sytuacjach może to prowadzić do frustracji i wypalenia zawodowego. Nic więc dziwnego, że dbałość o wzornictwo i ergonomię staje się priorytetem pracodawców – komentuje.

Pogodzić różnice

Rynek pracy to obecnie miejsce spotkań czterech generacji. Coraz bardziej mobilnych – szczególnie w przypadku najmłodszych pokoleń, które będą w przyszłości kładły większy nacisk na możliwość wykonywania obowiązków poza adresem pracodawcy. Natura pracy wciąż ulega zmianie. Niepewność ekonomiczna, presja na optymalizację kosztów, plany rozwoju, wyzwania związane z pozyskiwaniem wyspecjalizowanych pracowników, intensywna konkurencja – to tylko przykładowe powody, dla których warto pomyśleć o elastycznym planowaniu i wykorzystaniu przestrzeni biurowej. W JLL zdecydowano się na duże odstępy między rzędami biurek, aby stworzyć pracownikom komfort pracy. Dzięki temu firma jest w stanie zwiększyć zatrudnienie w Konsultingu o około 50 osób bez zmian powierzchni, dokonując tylko przesunięć ograniczeń pomiędzy strefami biura.

W świetle badania The International Facility Management Association, aż 60% ankietowanych pracowników stwierdziło, że w ich biurze znajdują się nieużywane przez nikogo miejsca pracy. Okazuje się, że zamiast zajmować kilka biurek w wielu prawie pustych pomieszczeniach, pracownicy najczęściej gromadzą się na dużo mniejszej przestrzeni, korzystając np. z jednej, a nie kilku lamp głównych. Stąd rosnąca popularność nieprzypisanych konkretnym zatrudnionym biurek. W JLL każdy dział firmy ma swoją strefę, a każdy pracownik w obrębie swojej strefy siada gdzie chce. Całkowitą swobodę w wyborze lokalizacji biurka gwarantuje zasada tzw. hot desków. 

– Hot desking sprzyja integracji zarówno wewnątrz, jak i pomiędzy zespołami. To z jednej strony okazja do networkingu, z drugiej zaś dzielenia się doświadczeniami i wiedzą. Prowadzi to w prostej drodze do wzrostu poziomu kreatywności czy nieszablonowego myślenia – wartości bardzo cenionych obecnie przez pracodawców. Trzeba pamiętać, że oczywiście nikt nie zmusza nikogo do codziennej zmiany biurka – to decyzja należąca do każdego pracownika. Wiem, że organizacje wprowadzające koncepcję hot deskingu obawiają się czasem problemów logistycznych związanych z przechowywaniem materiałów czy komputerów. Ten problem rozwiązują przypisane do każdego szafki, w których codziennie po pracy umieszczamy swoje rzeczy. Dodatkową zaletę stanowi fakt, że w takiej sytuacji o wiele łatwiej o zachowanie porządku. Praca w uporządkowanej przestrzeni jest o wiele przyjemniejsza – dodaje Marta Urbańska, Dyrektor Personalny, Xerox Polska.

Kolejnym ważnym krokiem w projektowaniu biura jest zagwarantowanie stref ciszy do pracy w skupieniu, małych sal do rozmów telefonicznych, pomieszczeń do pracy w dużych zespołach i sal relaksu. Wszystkie te elementy posiadają w swoim biurze przedstawiciele JLL. Obecna aranżacja zakłada większą liczbę pomieszczeń przeznaczonych na spotkania z klientami i zebrania wewnętrzne. W nowej siedzibie oddano ich do dyspozycji ok. 70. Jest też „Strefa klienta” JLL, czyli 12 sal konferencyjnych, a cztery z nich  można ze sobą połączyć, tworząc dużą przestrzeń na spotkania liczące nawet 100 osób.

W wystroju warszawskiej siedziby JLL nie zabrakło również dbałości o detale i nadanie wnętrzu akcentów, które w wyniku przeprowadzonego badania okazały się dla wszystkich ankietowanych ważne.

– Jeżeli chodzi o architekturę wnętrz, pracownicy JLL byli zgodni. Chcieli, aby inspiracją była Polska. Od sławnych ludzi – Kopernik, Skłodowska – Curie, bo tak nazwane zostały biblioteki – po typowo polskie krajobrazy: las, morze, plaża, góry. Cztery modułowe sale konferencyjne noszą nazwy czterech szczytów: Giewont, Mnich, Rysy i Kasprowy. Są też kojarzone z Polską symbole: bursztyn czy sól, a wszystko to staraliśmy się odzwierciedlić w projekcie wystroju wnętrza całego biura -– wyjaśnia Danuta Barańska, dyrektor kreatywna i architekt w firmie Tétris, która przygotowała projekt nowej siedziby JLL.