Sektor państwowy powoli wchodzi na rynek komercyjny w poszukiwaniu optymalizacji kosztów utrzymania biur
Transakcje zawierane przez instytucje i urzędy państwowe na wynajem powierzchni w nowych biurowcach obejmują jeszcze ciągle nieduży procent całego wolumenu najmu, mimo że wyjście podmiotów administracji publicznej ze starych budynków mogłoby przynieść instytucjom spore oszczędności. W ostatnim czasie najemcy instytucjonalni coraz śmielej zaczynają jednak rozglądać się na rynku powierzchni biurowych, przyznają specjaliści w firmy doradczej Walter Herz.
Tradycja wynajmu powierzchni biurowej na rynku komercyjnym przez jednostki budżetowe sięga w naszym kraju zaledwie kilku lat. W 2010 roku zapoczątkowała ją Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która wynajęła 16 tys. mkw. w warszawskim kompleksie Poleczki Business Park oraz Urząd Zamówień Publicznych, który zajął wtedy niedużą powierzchnię w mokotowskim Adgar Plaza.
Choć w ostatnim czasie sektor publiczny stał się zdecydowanie bardziej aktywny na rynku biurowym, to dla jednostek administracji publicznej wciąż podstawową kwestią, jeśli chodzi o użytkowanie biur jest wykorzystywanie zasobów państwowych. Obowiązujące zasady sprawiają, że budżetówka nadal korzysta przede wszystkim z nieruchomości pozostających w rezerwuarach państwa. Eksperci z Walter Herz przyznają, że instytucje państwowe nie spieszą się ze zmianą siedzib, mimo, że stan techniczny wielu obiektów, które użytkują pozostawia wiele do życzenia, a nakład na ich utrzymanie jest nieadekwatny do korzyści. – Szczególnie, jeśli ponoszone wydatki, w tym na remonty, porówna się z opłatami za wynajem powierzchni biurowej w nowoczesnych obiektach – mówią specjaliści.
Gonimy Europę
Za przykładem państw europejskich, gdzie sektor publiczny od wielu lat jest istotnym najemcą nowych budynków biurowych, wyraźnie podążają przede wszystkim instytucje unijne. Jednostki zarządzające funduszami europejskimi w ubiegłym roku postawiły na nowy warszawski kompleks Warsaw Spire. Powierzchnię 6,2 tys. mkw. w budynku C zajęło Centrum Unijnych Projektów Transportowych, odpowiedzialne za wdrażanie programów i projektów rozwoju infrastruktury transportowej współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, które przeniosło się z biurowca North Gate. Dużym najemcą największego kompleksu w Warszawie została też Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej Frontex, która zdecydowała się na powierzchnię 14,6 tys. mkw. w budynku B.
Innym najemcą instytucjonalnym, który w minionym roku zdecydował się na komercyjną powierzchnię biurową były spółki z grupy Poczty Polskiej, które wynajęły łącznie 18 tys. mkw. w usytuowanym na warszawskim Mokotowie obiekcie Domaniewska Office HUB Polskiego Holdingu Nieruchomości. Ministerstwo Spraw Zagranicznych zajęło zaś cały, ekskluzywny budynek Foksal City z niemal 3,4 tys. mkw. powierzchni biurowej, także należący do PHN. Ponadto, Polskie Sieci Elektroenergetyczne rozmieściły biura na powierzchni 6,3 tys. mkw. w Delta Eurocentrum Office Complex przy al. Jerozolimskich, a Urząd Komunikacji Elektronicznej ulokował się w biurowcu przy ulicy Kasprzaka.
Rekordowe kontrakty
Największą umową najmu, podpisaną w 2015 roku przez instytucjonalnego najemcę był kontrakt zawarty przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń na wynajem 17,5 tys. mkw. powierzchni w budynku Konstruktorska Business Center.
Znacząca umowa podpisana przez spółkę państwową została także w Katowicach. Blisko 8 tys. mkw. w kompleksie A4 Business Park firmy Echo Investment wynajęła spółka PKP Cargo, która przeniosła kluczowe funkcje centrali na Śląsk i skonsolidowała katowickie i krakowskie biura w jednej lokalizacji. W Krakowie z kolei Urząd Marszałkowski przedłużył kontrakt na wynajem 4,5 tys. mkw. w biurowcu Wielicka 72.
– Mimo podpisywanych przez instytucje państwowe, czasem także spektakularnych umów, sektor publiczny wciąż ma niewielki, kilkuprocentowy udział w ogólnym wolumenie najmu powierzchni biurowej. W minionym roku wygenerował ponad 80 tys. mkw. popytu na biura, podczas gdy całkowita wielkość najmu w 2015 wyniosła w Warszawie ponad 800 tys. mkw., a na pozostałych rynkach biurowych w kraju łącznie niespełna 700 tys. mkw. – zauważają eksperci Walter Herz.
Stały poziom udziału w rynku
Przedstawiciele Walter Herz zwracają uwagę, że aktywność instytucji państwowych na rynku wynajmu powierzchni biurowych utrzymuje się na podobnym poziomie już od kilku lat. – W 2012 roku instytucje publiczne wynajęły niespełna 70 tys. mkw. komercyjnej powierzchni biurowej. W 2014 roku sektor publiczny był wyjątkowo czynny na rynku warszawskim. Spółki państwowe podpisały wtedy umowy na kilkanaście procent powierzchni biurowej wynajętej w tym roku w Warszawie. Do jednych z największych transakcji należał kontrakt Urzędu Rejestracji Leków na 13 tys. mkw. powierzchni w Adgar Park West – wspominają eksperci Walter Herz.
Specjaliści zauważają, że instytucje państwowe, planujące optymalizację wydatków na biura mają w tej chwili szczególnie dobrą pozycję przetargową ze względu na wysoką podaż na rynku. W ich opinii administracja publiczna powinna szerzej wykorzystać obecną, konkurencyjną sytuację w segmencie nieruchomości biurowych, ponieważ stwarza niebywałą okazję do wynegocjowania bardzo korzystnych warunków najmu.
W przekonaniu ekspertów Walter Herz przeprowadzka do nowej siedziby nie tylko pozytywnie wpłynęłaby na wizerunek instytucji, ale także podniosłaby komfort użytkowania powierzchni biurowej, przy znaczących oszczędnościach, które mogłaby przynieść taka decyzja. – Koszty eksploatacji w nowych budynkach w porównaniu z obiektami starszej generacji są niewspółmiernie niższe, szczególnie jeśli użytkowany budynek jest w złym stanie technicznym i wymaga stałych nakładów na remont – zwracają uwagę specjaliści Walter Herz.
– Koszty związane z utrzymaniem przestarzałych gmachów są często tak duże, że przeniesienie instytucji, czy urzędu do nowoczesnego biurowca w wielu przypadkach oznaczałoby spore obniżenie wydatków na utrzymanie biur niż dotychczas ponoszone. Analizy wariantu relokacji, które opracowujemy często przynoszą zaskakujące rezultaty – przyznają eksperci Walter Herz.
Najem z zakupem budynku
Specjaliści zaznaczają, że warunki kontraktów podpisywanych przez podmioty państwowe zawierają także zapisy dotyczące gwarancji pierwokupu lub najmu wraz z zakupem budynku, które dają spółkom Skarbu Państwa pełną kontrolę nad obiektami. – Z uwagi na specyfikę jednostek administracyjnych to dla najemców instytucjonalnych atrakcyjne warunki. W takiej sytuacji spółki mogą zdecydować się na sprzedaż własnych nieruchomości i w ten sposób pozyskać kapitał – zauważają przedstawiciele Walter Herz.
Eksperci wymieniają zalety nowych obiektów. W opinii specjalistów dużym plusem nowoczesnych budynków, które teraz licznie powstają jest efektywność energetyczna i racjonalne wykorzystanie własnych zasobów, co przekłada się na mniejsze koszty utrzymania. – Nowe biurowce oferują również większą wygodę użytkowania ze względu na bogate wyposażenie i atrakcyjną infrastrukturę serwisową, jaka jest w nich projektowana, a ponadto zapewniają większe bezpieczeństwo niż starsze budynki biurowe.
– Wierzymy, że sektor państwowy w najbliższym czasie stanie się bardziej aktywnym graczem na rynku biurowym. Świadczy o tym większa ilość zapytań ze strony najemców instytucjonalnych oraz szersze zainteresowanie Poradnikiem Najemcy Instytucjonalnego, który stworzyliśmy specjalnie dla instytucji państwowych, poszukujących powierzchni biurowej na rynku komercyjnym w celu optymalizacji kosztów – wyrażają nadzieje przedstawiciele Walter Herz.
Public sector on the way to modern offices
The public sector is slowly entering the commercial market in the search for optimization of office maintenance cost.
Despite the fact that leaving the old buildings by public administration offices could bring considerable savings for the institutions, leasing transactions concluded by public institutions for the new office buildings still include a small percentage of the total volume of the lease.However, according to Walter Herz consulting company experts, the institutional tenants have recently begun to look around the office market more boldly.
The tradition of leasing office space on the commercial real estate market by the budgetary unitshas been goingon in our countryfor merely a few years. In 2010, it was launched by the Agency for Restructuring and Modernisation of Agriculture, which leased 16 thousand sq. m. in Warsaw Poleczki Business Park complex. Also,the Public Procurement Officeleased a small area in MokotówAdgar Plaza.
Although recently the public sector has become much more active on the office market, it is still essential for the public administration to use state resources when it comes to offices. The existing rules ensure thatthe public sector still depends primarily on real estate remaining in the state resources. Walter Herz experts acknowledge that authorities and state institutions are in no hurry to change their headquarters, although technical condition of the facilities that they use leaves a lot room for improvement. What is more, the effort to maintain these facilities is inadequate to benefits. – Especially when we compare the expenses (including repairs)with leasing office space in modern buildings – say the experts.
Chasing Europe
It is mostly the EU institutions that follow the example of the European countries, where the public sector has been an important tenant of the new office buildings for many years. Last year, the units managing the European funds moved to the new complex in Warsaw – Warsaw Spire. Centre for EU Transport Projects, responsible for implementing programs and projects of development of transport infrastructure co-financed by the European Union, took an area of 6.2 thousand sq. m. in the building C. The company moved from the North Gate building.A major tenant of the largest complex in Warsaw is also Frontex – the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union, which decided on leasing an area of 14.6 thousand sq. m. in the building B.
Another institutional tenant, which decided to move to a commercial office space last year wasthe companies from PocztaPolskagroup, which leased a total of 18 thousand sq. m. in Domaniewska Office HUB,located in Warsaw district of Mokotów. The building belongs to Polski Holding Nieruchomoci. The Ministry of Foreign Affairs took the whole exclusive building of Foksal City with almost 3.4 thousand sq. m. of office space, also belonging to the PHN. In addition, PolskieSieciElektroenergetycznelocated their officeson 6.3 thousand square meters in Delta Eurocentrum Office Complex byal. Jerozolimskie Street, and the Office of Electronic Communications moved into the office building byKasprzaka Street.
Record-breaking contracts
The biggest lease agreement in 2015 signed by institutional tenant was a contract concluded by PowszechnyZakładUbezpieczeńfor 17.5 thousand sq. m. of space in Konstruktorska Business Center building.
A significant lease agreementwas also signed by the state-owned company in Katowice. PKP Cargo leased almost 8 thousandsq. m. in theA4 Business Park complex,which belongs to Echo Investment. PKP Cargo moved the key functions of the headquarters to Silesia and consolidated Katowice and Cracow offices in one location. In Cracow, the Marshal's Office extended its contract to lease 4.5 thousand sq. m. in Wielicka 72 office building.
– Despite the fact thatpublic institutions sometimes sign spectacular contracts, the public sector still has a small, single-digit share of the total volume of office space. Last year, it generated over 80 thousand sq. m. of demand for offices, while the total amount of the lease in Warsawin 2015 amounted to over 800 thousand sq. m.and less than 700 thousandsq.m. on the rest of the office markets in the country – say Walter Herz experts.
Stable level of market share
Representatives of Walter Herz point out that the activity of state institutions on theoffice spacelease market remained on a similar level for several years. – In 2012, public institutions leased almost 70 thousandsq.m. of commercial office space, and in 2014 the public sector was particularly active on the Warsaw market. State-owned companies signed a contract for ten percent of office space leased this year in Warsaw. One of the largest transaction was a contract signed by the Office for Registration of Medicinal Productsfor 13 thousand sq. m. in Adgar Park West – say Walter Herz experts.
According to the specialists, state institutions planning to optimize spending on offices are currentlyin particularly good bargaining position, due to the high supply on the market. In their opinion, public administration should use therecent competitive situation in the office real estate segment, because it creates an incredible opportunity to negotiate favorable lease terms.
Walter Herz experts are of the opinion that,moving to the new premises not only has a positive impact on the image of the institution, but also increases the comfort and provides significant savings – Operating costs in the new buildings compared with the facilities of the older generation are disproportionately lower, especially if the facilities are in poor condition and require a constant effort to renovate – say Walter Herz specialists.
– Costs associated with maintaining outdated buildings are often so large that the transfer of the institution or the state office to the modern office building means in many cases a considerable decrease in expenses on office maintenance. Analysis of relocationvariants, which we develop, often bring surprising results – admit Walter Herz experts.
Leasing with a prospect of purchasing the building
Specialists point out that the terms of contracts concluded by state-owned entitiesalsoinclude provisions that guarantee thepre-emption rights or the lease along with the purchase of the building, which give companies owned by the Treasury full control over the facility. – Due to the nature of administrative units, these are attractive conditions for the institutional tenants. In such situation, companies may decide to sell their property and to raise capital this way – say Walter Herz representatives.
The experts list the advantages of new facilities. According to the specialists a big asset of the emerging modern buildings is energy efficiency and rational use of their own resources, which translates into lower maintenance costs. – Nowadays, office buildings also offer extra convenience because of the rich furnishings and attractive services infrastructure in the building. Moreover, they are more secure than the older office buildings.
– We believe that the public sector will become a more active player on the office marketin the upcoming future. It is showing inthe higher number of requests from institutional tenants and growinginterest in InstitutionalTenant Guide, which we created especially for public institutions looking for office space on the commercial real estate market, in order to optimize costs – say Walter Herz representatives.
Author: Walter Herz
Autor: Walter Herz
Walter Herz świadczy specjalistyczne usługi doradcze w sektorze nieruchomości komercyjnych. Wspieramy polskie i międzynarodowe firmy w komercjalizacji, wynajmie i administrowaniu nieruchomościami. Pomagamy klientom w procesie inwestowania i zarządzaniem projektami.
Prowadzimy współpracę z inwestorami prywatnymi oraz instytucjonalnymi, firmami deweloperskimi i funduszami inwestycyjnymi. Zapewniamy klientom szeroki dostęp do informacji, kontaktów i analiz rynkowych.
Firma jest zrzeszona w klubie Fundacji ProProgressio i należy do organizacji ASPIRE.
