Motywacja do zmiany biura na nowe bądź rearanżacji istniejącej przestrzeni zazwyczaj wiąże się z rozwojem organizacji, zmianą lokalizacji, budowaniem atrakcyjnego wizerunku zewnętrznego lub chęcią podwyższenia rentowności obecnej powierzchni. Równie istotnym czynnikiem jest oddziaływanie na jakość funkcjonowania pracowników. Aby założone cele zostały efektywnie zrealizowane niezbędne jest odpowiednie narzędzie – dobrze zaprojektowana, odpowiadająca na potrzeby organizacji przestrzeń biurowa. Teraz eksperci Grupy Nowy Styl – konsultanci badań miejsc pracy – oraz agencji rekrutacyjnej Antal łączą siły, by jeszcze lepiej doradzać firmom w tym zakresie.
Biznesowa motywacja do zmiany
Istnieje kilka aspektów biznesowych motywujących do zmiany biura. Jednym z nich jest rozwój organizacji lub przeniesienie siedziby firmy. Wzrost zatrudnienia pracowników oraz zmiany organizacyjne powodują poszukiwania większej, bardziej optymalnej przestrzeni pracy. Analizy europejskiego rynku fuzji i przejęć pokazują, że czynnik ten jest coraz to bardziej powszechny, a Polska plasuje się jako jeden z bardziej aktywnych krajów pod tym względem 1.
Kolejną przyczyną dynamicznych zmian jest zwiększenie świadomości organizacji w zakresie budowania atrakcyjnego wizerunku zewnętrznego. Strategiczne podejście do pozytywnego kreowania swojej marki jako potencjalnego pracodawcy, partnera biznesowego czy dostawcy usług jest ściśle związane ze spójną i zaplanowaną komunikacją. Najbardziej dostępnym elementem tej komunikacji staje się przestrzeń biurowa będąca reprezentacyjną wizytówką firmy. Ma ona wpływ na kształtowanie pierwszego wrażenia podczas kontaktów biznesowych, jak i przyciąganie młodych, utalentowanych pracowników. Badania wskazują, że 50% polskich studentów i absolwentów jest zainteresowanych opinią pracowników na temat atmosfery i warunków pracy u potencjalnego pracodawcy2, a 81% pracowników z sektora SSC i BPO chciałoby zobaczyć swoje stanowisko pracy lub miejsce pracy przed podpisaniem umowy3.
Względy ekonomiczne i chęć podwyższenia rentowności użytkowanej przestrzeni biurowej to następny czynnik oddziałujący na decyzję o nowym biurze. Puste biurka, ogromne sale konferencyjne zajmowane zaledwie przez 2-3 osoby, tłum w stołówce i brak miejsc do poufnej rozmowy telefonicznej – to jedne z wielu przejawów nieefektywnego wykorzystania powierzchni biurowej, jakie konsultanci Grupy Nowy Styl zaobserwowali podczas realizacji projektów badawczych dla swoich klientów. Analizy Grupy Nowy Styl oraz badania zewnętrzne4 wskazują, że poziom zajętości biurek wynosi średnio 50-60 %. Oznacza to, że przez ponad 40% czasu pracy biurka nie są zajmowane przez pracowników – stoją puste. Jest to kluczowa informacja z uwagi na fakt, że każdy m2 niewykorzystanej przestrzeni to zbędne koszty dla organizacji.
Poprawa jakości funkcjonowania pracowników się opłaca
Równie istotnym elementem decydującym o zmianie, często pojawiającym się równolegle do biznesowych motywatorów, jest chęć oddziaływania na jakość pracy i zaangażowanie osób zatrudnionych. Często miękkie aspekty funkcjonowania pracowników są niedoceniane w obliczu twardych danych dotyczących zysków organizacji. Niemniej jednak poprawa czynników takich jak komunikacja, zaangażowanie, komfort pracy czy satysfakcja jest niezbędna w procesie efektywnego wykonywania pracy, a w dłuższej perspektywie przynosi także finansowe korzyści dla przedsiębiorstwa. Badania wskazują, że firmy posiadające pracowników o wysokim zaangażowaniu wykazują wyższe przychody operacyjne o 19,2%, podczas gdy organizacje, gdzie pracownicy są nisko zaangażowani, osiągają przychody o 32,7% niższe5. Warto w procesie decydowania o zakresie projektu uwzględnić tego typu doniesienia, zamiast po zapoznaniu się z wyliczeniem ogólnych kosztów, rezygnować z działań oddziałujących pozytywnie na kadrę pracowniczą.
Gwarancja realizacji celu
By nowa przestrzeń biurowa przyniosła zamierzony efekt, niezbędne jest jej optymalne zaaranżowanie. Według danych z badań, dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa w sektorze usług może podnieść wydajność przedsiębiorstwa o 20%5. Co znaczy dobrze zaprojektowana przestrzeń?
Dobrze zaprojektowana przestrzeń odpowiada na motywację organizacji do zmiany i realizuje założone cele biznesowe. Drugą kwestią jest uświadomienie docelowej roli przestrzeni biurowej. W dobie pracy mobilnej i elastycznej, ewoluujących trendów i potrzeb, zmieniła się percepcja biura. Nie stanowi ono już synonimu własnego biurka, przy którym pracownik spędza cały dzień swojej pracy, ale jest stymulującą przestrzenią do współpracy, licznych konsultacji, wspólnego tworzenia koncepcji, sprawnej komunikacji, a także efektywnej pracy w koncentracji. Ponadto istotnym jest uwzględnienie licznych czynników oddziałujących na końcowy kształt projektu nowego miejsca pracy: kultury i strategii organizacji, specyfiki poszczególnych działów i zespołów w niej funkcjonujących, potrzeb oraz oczekiwań pracowników, planowanego rozwoju, czynników zakłócających obecną pracę oraz dynamicznych trendów zatrudnienia i stylu pracy.
Procesowe podejście
Wszystkie te czynniki należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu i realizacji optymalnego, odpowiadającego na potrzeby projektu aranżacji przestrzeni biurowej. Obecnie, takie projekty są zazwyczaj realizowane przez architekta, który przedstawia swoją wizję nowej przestrzeni, opartą o wstępną analizę potrzeb, względy funkcjonalne i design. Natomiast, by w sposób usystematyzowany włączyć wszystkie czynniki do analizy, niezbędne jest zastosowanie podejścia procesowego, ukierunkowanego na indywidualny charakter każdej organizacji. Plan minimum działań poprzedzających projektowanie obejmuje uwzględnienie subiektywnej perspektywy organizacji, a więc zapoznanie się z opiniami i potrzebami pracowników na różnym poziomie hierarchii organizacji. Niemniej jednak zakres tych danych stanowi wyłącznie perspektywę wewnętrzną, która winna być zweryfikowana poprzez obiektywne metody badania. Stąd rekomendowany jest pełny plan działania, obejmujący także obserwację rzeczywistych zachowań pracowników oraz analizę wykorzystania obecnie użytkowanej przestrzeni.
Dzięki różnorodności metodologicznej możliwe jest otrzymanie rzetelnych wyników wskazujących, jakie rozwiązania biurowe wesprą pracę tak danej organizacji, jak i poszczególnych jej działów. Dopiero kolejnym krokiem jest przygotowanie projektu wnętrza uwzględniającego wnioski i rekomendacje z przeprowadzonych badań.
Wspólnymi siłami
Współpraca ekspertów Grupy Nowy Styl – konsultantów badań miejsc pracy – oraz agencji rekrutacyjnej Antal to przede wszystkim wzajemne uczenie i wsparcie przy wspólnych projektach dla klientów. Dzięki możliwości wymiany doświadczeń z zakresu metod badania i optymalizowania miejsc pracy, różnych potrzeb pracowników, dynamicznych trendów zatrudnienia oraz zmieniających się wyzwań rynku pracy, oferowany proces doradztwa firmom stał się bardziej kompleksowy i interdyscyplinarny.
Grupa Nowy Styl jest jednym z wiodących w Europie dostawców kompletnych rozwiązań meblowych. Prowadzi projekty na wszystkich etapach, od procesu badania przestrzeni, przez Space Planning, zarządzanie zmianą, szkolenia i wdrażanie nowego stylu pracy, po koordynację produkcji, logistykę i montaż. Dzięki doświadczeniu doradczemu oraz zapleczu technologiczno-produkcyjnemu każda oferta jest „szyta na miarę”.
Antal jest liderem rekrutacji specjalistów i menedżerów oraz doradztwa HR. Marka obecna jest w 35 krajach, w Polsce działa od 1996 roku. Dzięki tradycji wąskiej specjalizacji, konsultanci są ekspertami w poszczególnych sektorach i dyscyplinach. Antal świadczy usługę rekrutacji stałej, jak i zatrudnienia kontraktowego oraz oferuje szeroki wachlarz rozwiązań z zakresu oceny i rozwoju pracowników. Dodatkowo Antal specjalizuje się w budowaniu wizerunku pracodawców. Biura w Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Krakowie i Gdańsku prowadzą projekty w Polsce i za granicą, dla największych globalnych oraz lokalnych przedsiębiorstw ze wszystkich sektorów gospodarki.
Źródła:
1 European M&A Outlook – a study of European M&A activity, published by Mergermarket in association with CMS, 30 September 2015
2 Badanie „Campus 2011″, zrealizowane na zlecenie Pracuj.pl przez instytut MillwardBrown SMG/KRC w dniach 2.03 – 1.04. 2011.
3 Skanska, JLL. (2015). BPO i Centra Usług Wspólnych. Pracownicy zabierają głos w sprawie swojego miejsca pracy. Atrybuty budynków biurowych jako przewaga konkurencyjna w walce o najlepszych pracowników.
4 IDA. (2012). New ways of working. Handbook.
5 Towers Perrin, „Global Workforce Study 2007-2008”
6 CABE (2010), CABE. (2005)
Źródło: Artykuł Ekspercki – Informacja Prasowa;
