Specyfikę działalności przedsiębiorców z sektora BPO, ITO czy SSC określają często istotne zmiany zakresu rozwijanej aktywności branżowej, co każdorazowo jest odbiciem aktualnych tendencji gospodarczych. Fluktuacje te wymagałyby stworzenia możliwości elastycznego dopasowywania takich składników przedsiębiorstwa jak powierzchnia biurowa, czy liczba pracowników. Tymczasem umowy najmu zawierane są często na czas oznaczony wielu lat, a brak zabezpieczenia w nich prawnych opcji zmian powierzchni najmowanej (o czym pisaliśmy w poprzednich publikacjach) uniemożliwia reagowanie na bieżące potrzeby rynku. Co bowiem zrobić, gdy przed firmą otwiera się możliwość rozwoju działalności, ale niewystarczające zasoby przestrzenne hamują angaż nowych pracowników? Naturalnym rozwiązaniem takiej sytuacji dla firm outsourcing’owych, działających głównie w oparciu o elektroniczne formy komunikacji, może stać się telepraca.
Najprostszym sposobem wdrożenia tej formy współpracy jest oczywiście ustalenie jej warunków w umowie o pracę zawieranej z nowym pracownikiem. Wymaga to jednak zachowania kilku ważnych wymogów. Po pierwsze, pracodawca musi ustalić ogólne zasady dotyczące wykonywania telepracy w wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy. Po wtóre, sama umowa o telepracę i udzielana po jej zawarciu w trybie art. 29 § 3 kodeksu pracy informacja o warunkach jej wykonywania różnić się będą od standardowego kontraktu o pracę. Obowiązujące przepisy wymagają bowiem precyzyjnego określenia w nich m.in. na jakich warunkach pracownik będzie wykonywał pracę poza zakładem pracy, jak będzie komunikował pracodawcy jej rezultaty, kto będzie osobą uprawnioną do wykonywania wobec niego czynności ze stosunku pracy i przeprowadzania kontroli jego stanowiska pracy. Taka sytuacja wymaga także wprowadzenia w umowie zadaniowego systemu czasu pracy, gdyż telepracownik nie będzie podlegał zakładowym godzinom pracy, a oceniany będzie jedynie za jej wyniki. Ponadto, możliwe jest także ustalenie wykorzystywania przez pracownika do pracy własnego sprzętu – zasady tego rozwiązania i ustalenie zobowiązań finansowych pracodawcy z tego tytułu stanowić będą temat odrębnej publikacji.
Co jednak, gdy pracodawca wolałaby pracowników nowozatrudnianych wdrażać w obowiązki zawodowe mogąc sprawować nad nimi bezpośredni nadzór w biurze, a w formie telepracy kontynuować umowy z dotychczasowymi, doświadczonymi pracownikami? Zmiana taka jest możliwa, jednak prócz koniecznego dostosowania umowy do wymogów określonych wyżej, do jej wprowadzenia każdorazowo wymagana będzie zgoda pracownika. Co ważne, zgodnie z art. 679 kodeksu pracy, jej nieudzielenie nie może stanowić nigdy przyczyny rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy.
Niezgodne zatem z przepisami będzie wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy z domu, nawet w niedługim okresie. Pracodawca nie będzie mógł powierzyć pracownikowi wykonywania pracy w tej formie ani w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy ani w trybie art. 42 § 4 kodeksu pracy – jako czasowej zmiany wynikającej ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Tym samym, przy standardowej umowie o pracę, każdy jednostronny akt pracodawcy ukierunkowany na zmianę formy pracy będzie działaniem nieprawidłowym. Właściwe działanie w takiej sytuacji będzie polegało na ustaleniu z pracownikiem wprowadzenia takiej zmiany, a następnie poprawnego uregulowania tej kwestii w aneksie do umowy o pracę i towarzyszących jej dokumentach.
Umowy zawierane z pracownikami firmy outsourcing’owej od początku powinny więc przewidywać możliwość zmiany formy pracy i określać warunki jej wykonywania, a zagadnienie to powinno być poruszane z potencjalnym pracownikiem już na etapie rekrutacji. W razie zmieniającej się koniunktury rynkowej, która zachęcałaby do skorzystania z tego instrumentu, pracodawca nie będzie już ograniczony rygorystycznymi wymogami prawnymi, choć nadal powinien postarać się, by z grona pracowników wyselekcjonować tych, dla których – z uwagi na uwarunkowania rodzinne lub dojazdowe – taka forma pracy byłaby odpowiednia. Pozwoli to na skuteczne i prawne wprowadzenie zmian, uniknięcie kar finansowych w postępowaniach kontrolnych organów inspekcji pracy i roszczeń z tytułu bezprawnych – w takim wypadku – kontroli domowego stanowiska pracy przez pracodawcę. Prawidłowa organizacja kroków pracodawcy na poszczególnych etapach zatrudnienia jest więc warunkiem stworzenia użytecznego narzędzia umożliwiającego sprawne reagowanie na zmieniającą się sytuację rynkową, a zatem wdrażając wzorcowe dokumenty HR warto poświęcić jej nieco więcej uwagi.
Sylwia Tettke, radca prawny z Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych
