Aranżacja biura pod elastyczny model pracy

artnorblin_creativespace_final_4000px-smallAranżację przestrzeni biurowej  determinuje dziś przede wszystkim dynamika i tryb pracy zespołu     

Dokonująca się rewolucja mobilna i technologiczna całkowicie zmieniła styl pracy. Młodzi, zdolni ludzie, których firmy starają się zrekrutować chcą mieć możliwość wyboru zarówno czasu, jak i miejsca wykonywania obowiązków. Oczekują różnorodności. Poszukują w niej inspiracji i możliwości rozwoju. Przywykli do wielozadaniowości i częstych zmian trybu pracy.   

Firma, która chce  ściągnąć do siebie najlepszych pracowników młodego pokolenia powinna przyjrzeć się zatem najnowszym trendom w projektowaniu przestrzeni biurowej, by móc zapewnić im odpowiednie środowisko, w którym będą czuli się najlepiej.     

Różnorodność stref i rozwiązań aranżacyjnych  

Specjaliści z firmy doradczej Walter Herz podpowiadają, że punktem wyjścia do opracowania nowoczesnej koncepcji aranżacji przestrzeni biurowej powinno być zdefiniowanie specyfiki i dynamiki pracy zespołu. Miejsce pracy musi odpowiadać oczekiwaniom przedstawicieli wszystkich pokoleń i umożliwiać wykonywanie jej zgodnie z ich własnymi preferencjami, dzięki dostępowi  do różnorodnych rozwiązań aranżacyjnych. Przede wszystkim takich, które stwarzają okazję do integracji i wymiany doświadczeń. Rozkład wnętrza powinien sprzyjać koncepcyjnemu myśleniu oraz dawać możliwość relaksu i czerpania energii z otoczenia.

Zgodnie z założeniami koncepcji Activity-Based Working, która coraz bardziej jest widoczna w Polsce, biuro musi oferować różnorodne rodzaje przestrzeni, które odpowiadają odmiennym trybom pracy różnych osób. W myśl zasady smart workingu powierzchnia biurowa powinna być w pełni dostosowana do rodzaju aktywności poszczególnych członków zespołu. Aby ją zdefiniować, jak zauważają eksperci Walter Herz, firmy coraz częściej decydują się na przeprowadzenie badania nawyków i modelu pracy teamu. Poza stylem pracy, o kształcie biura powinna decydować także kultura danej organizacji oraz potrzeby dotyczące technologii i obiegu informacji w firmie, zaznaczają specjaliści.  

W biurach tworzonych w duchu Activity-Based Working mieści się wiele stref, z których każdy korzysta w zależności od aktywności, jaką chce wykonywać. Należą do nich miejsca spotkań nieformalnych, pokoje do konsultacji, pomieszczenia projektowe, miejsca do rozmów telefonicznych, chillout-roomy i przestrzenie typu break-out, czy strefy relaksu. Zapewniają, zarówno warunki do pracy w skupieniu, pracy zespołowej, jak i do wymiany informacji i wypoczynku.

Pomocne w burzy mózgów

– W tego typu biurach w ciekawy sposób przygotowane są na przykład pokoje projektowe, zwracają uwagę specjaliści Walter Herz.  – To przestrzenie, gdzie można pisać na ścianach i tablicach, przyczepiać w różnych miejscach notatki wynikające z dyskusji, którą można prowadzić będąc stale w ruchu. Utrwalane wzrokowo pomysły są efektywniejsze, biorąc pod uwagę, że wyobraźnia i pamięć wzrokowa są skuteczniejsze niż pamięć słuchowa. W ten sposób rozmowa popychana jest bez przeszkód do przodu – przyznają doradcy.

W biurach urządzanych zgodnie z najnowszymi trendami, których podstawą jest wygoda pracowników, tworzone są stanowiska, które umożliwiają bardziej ergonomiczną pracę. Można je dopasowywać do indywidualnych potrzeb, zarówno pod względem designu, jak i ustawienia mebli, np. regulować wysokość blatu w zależności od wzrostu pracownika, czy dostosowywać do pracy w różnych pozycjach. Przy czym, nie każda osoba ma przypisane biurko, często są to miejsca pracy rotacyjne.

Mobilne rozwiązania modułowe

Przestrzeń biurowa w nowoczesnym biurze powinna być też tak urządzona, żeby dawać możliwość szybkiego dokonywania zmian w przypadku transformacji organizacyjnej w firmie.  Stąd,  jak zaznaczają specjaliści Walter Herz, w aranżacji biur wykorzystywane są teraz mobilne rozwiązania modułowe.  

Systemy modułowe pozwalają na szybką reorganizację przestrzeni biurowej zgodnie z bieżącymi potrzebami firmy. Dzięki nim tworzone są swoiste pomieszczenia w pomieszczeniach w formie akustycznych kabin, które można swobodnie przenosić w różne części biura. Ich wyposażenie nie ustępuje temu w tradycyjnych pokojach. Elastyczne kształtowanie przestrzeni ułatwiają też meble na kółkach.

Liczy się człowiek i elastyczność

Najważniejsza w biurze nie jest dziś stylistyka aranżacji, a człowiek i jego wygoda. Na znaczeniu zyskuje jakość środowiska pracy, w tym takie czynniki jak akustyka i doświetlenie wnętrz oraz parametry powietrza. Przestrzeń biurową dopasowuje się do pracownika, a nie odwrotnie. A kluczowym elementem w procesie wyposażania biur staje się komunikacja i praca zespołowa.

Specjaliści Walter Herz podkreślają, że zmiany w sposobie myślenia o aranżacji biur widać już nawet w przypadku konserwatywnie nastawionych klientów, którzy jeszcze niedawno nie brali pod uwagę tego typu zmian. Zaznaczają, że rośnie liczba firm, które korzystają z pomocy przy adaptacji nowego biura. – Doradztwo w tej dziedzinie stało się na tyle popularne, że utworzyliśmy specjalny dział dedykowany tej usłudze, informują eksperci Walter Herz.  

Nieformalna wymiana myśli

W każdej firmie najważniejsza jest praca zespołowa i dobry przepływ informacji. Podstawą innowacji jest przecież współpraca. Dobrze zaprojektowane biuro musi więc dostarczać licznych okazji do wymiany poglądów i pomysłów pomiędzy pracownikami. Stwarzać okazje do nieformalnych rozmów, a nawet sporów.  

Odpowiednimi miejscami do takiej aktywności są przestronne kuchnie i jadalnie. W tym celu także automaty z kawą ustawia się tylko w jednym miejscu, żeby stworzyć szansę poznania się pracowników z całej firmy. Podobną funkcję pełnią również strefy relaksu, które dodatkowo przyczyniają się do integracji i wzmocnienia więzi w zespole.

Miejsca pracy, które są dziś atrakcyjne dla pracowników to biura naszpikowane nowoczesnymi technologiami, jak internet rzeczy, big data, technologia wirtualnej rzeczywistości, czy różnego rodzaju aplikacje. Szczególnie zawrotną karierę robi obecnie internet rzeczy (Internet of Things), dzięki któremu za pomocą smartfonu można sterować wszystkimi funkcjami w biurze.  

Strefy relaksu i co-working

Sami deweloperzy także starają się, by przestrzeń w nowych biurowcach poddawała się różnym aranżacjom i sprzyjała rozwojowi najemców. Założenia funkcjonalne często uwzględniają tworzenie przestrzeni co-workingowych w budynkach, które ułatwiają współpracę pomiędzy firmami, w tym np. wymianę miedzy start-upami i wytrawnymi graczami rynkowymi.

W nowoczesnych budynkach biurowych mieszczą się zielone miejsca przeznaczone do relaksu i sportu z dostępem do Wi-Fi.  Integracji najemców sprzyjają takie ścianki wspinaczkowe, zielone tarasy, bieżnie, czy nawet boiska, wymieniają specjaliści Walter Herz.

Deweloperzy podchodzą do aranżacji przestrzeni w częściach wspólnych budynków coraz odważniej. Adaptowanymi na polski rynek, najnowszymi pomysłami są biurowce pozbawione recepcji na rzecz na przykład wspólnej, dużej kuchni, czy obszernej strefy co-workingowej.

Autor: Walter Herz

———————————————————————————-

Office arrangement suited for a flexible model of work

Arrangement of office space is nowadays determined primarily by the dynamics and work cycle of the team

The undergoing mobile and technological revolution has changed the style of work completely. Young, talented people that the companies are trying to recruit want to be able to choose both time and place of work. They expect diversity. They are looking for inspiration and opportunities. They are accustomed to multitasking and frequent changes in the work cycle.

A company that wants to attract the best employees of the younger generation should therefore look at the latest trends in office space design to be able to provide them with a suitable environment in which they feel best. That will also translate into efficiency.

The variety of zones and arrangement solutions

Experts from Walter Herz consulting company suggest that the starting point for the development of the concept of the modern office space arrangement should be defining the nature and dynamics of the team’s work. The workplace has to meet the expectations of the representatives of all generations and enable performance according to their own preferences by providing access to a variety of arrangement solutions. Primarily, those providing opportunities for integration and exchange of experiences. The layout should promote conceptual thinking and give the opportunity to relax and draw energy from the surroundings.

According to the concept of Activity-Based Working, which is increasingly popular in Poland, the office must offer a variety of spaces, which correspond with various work cycles of different people. Office space should be fully adapted to the type of activities of the individual team members, in accordance with the principles of smart working. To define it, as Walter Herz experts point out, the companies decide to study the team’s habits and model of work. According to the experts, apart from work style, the shape of the office should be decided upon the culture of the organization and the needs for technology and information flow in the company.

In the offices created in the spirit Activity-Based Working there are many zones. Each of them can be used depending on the activity one wishes to perform. They include informal meeting places, consultation rooms, design rooms, space for telephone calls, chillout-rooms and break-out space or relaxation zones. They provide conditions for concentration, teamwork, exchanging information and recreation.

Helpful in brainstorming

Walter Herz specialists point out that in this type of offices, for example, design rooms are prepared in an interesting way.- It is space where one can write on the walls and tables, attach notes arising from the discussion in different places. One can be in constant motion. Memorizing ideas using visuals is more effective, given that imagination and visual memory are more sufficient than auditory memory. That way the conversation is pushed forward without obstacles  – admit the advisers.

In offices arranged according to the latest trends, based on the convenience of the employees, space is created in such way to allow more ergonomic work. It can be adapted to individual needs, both in terms of design and setting, for example: adjustable countertops depending on the height of the employee, or the need to work in different positions. At the same time, not every person is assigned to a desk. Space is often rotational.

Mobile modular solutions

Office space in a modern office should also be furnished in such a way to provide the ability to make changes quickly in the event of organizational transformation in the company. Hence, as Walter Herz experts point out, mobile modular solutions are now used in the office arrangement.

Modular systems allow for rapid reorganization of office space in accordance with the current needs of the company. Thanks to them, the specific areas in the premises in the form of acoustic cabins are created, which can be moved freely in different parts of the office. The furnishing is not inferior to that in traditional rooms. Flexible development of office space is also facilitated by furniture on wheels.

What matters is the person and flexibility

The person and their comfort are the most important in the office today, not the design. The quality of the work environment is also gaining importance, including factors such as acoustics and lightning design, as well as air parameters. Office space adapts to the worker, not vice versa. A key element in the process of equipping offices becomes communication and teamwork.

Walter Herz specialists emphasize that the change in thinking about the arrangement of offices is already visible even in the conservative-minded customers who until recently did not take into account such changes in the organization of space. The experts point out that there is a growing number of companies that benefit from help when arranging new office. – Consulting in the field has become so popular that we've created a special section dedicated to this service, inform Walter Herz experts.

Informal exchange of ideas

The most important thing in every business is teamwork and a good flow of information. Cooperation is after all, the foundation of innovation. A well-designed office must therefore provide numerous opportunities to exchange views and ideas between the employees; create opportunities for informal discussions and even disputes.

Spacious kitchens and dining rooms are suitable places for such activities. Also, the vending coffee machines are set in one place only in order to create a chance to get to know employees from across the company. A similar function is performed by the relaxation zone, which will further contribute to the integration and strengthening of ties in the team.

Workplaces which are nowadays attractive to employees are the offices packed with modern technologies, such as the Internet of Things, big data, virtual reality technology and different kinds of applications. The Internet of Things is particularly popular nowadays. It allows to control all the functions of the office with a smartphone.

Relax and co-working

Developers themselves are also making sure that space in the new office buildings is adaptable to different arrangements and contributes to the development of tenants. Functional requirements often include the creation of the co-working space in the buildings, which facilitate cooperation between the companies, including e.g. the exchange between startups and the recognized operators on the market.

In the modern office buildings there is green space for relaxation and sport with Wi-Fi access. According to Walter Herz specialists, the integration  of tenants is also facilitated by climbing walls, green terraces, treadmill, and even playfields.

Developers approach the arrangement of space in the common parts of the buildings more boldly. The latest ideas adapted into the Polish market are office buildings without the reception, but with a common large kitchen and an extensive co-working zone instead.

Author: Walter Herz

Share